Chaque jour, vous recevez des courriers, des papiers administratifs, des factures, qu’il vous faudra traiter et conserver. Mais, il arrive des moments où dans un désordre total, on ne retrouve plus certains documents et c’est le désastre total. Si cela vous est arrivé une fois, cela ne se reproduira plus, car vous allez découvrir dans un instant et à travers cet article, comment faire le tri de ses documents afin d’optimiser votre temps de travail.

 Comment procéder ?   

Pour mettre de l’ordre dans vos documents, il vous faudra prendre du temps, car le premier tri est souvent long et fastidieux selon l’ampleur du désordre qui règne. Que faut-il faire ?

Dans un premier axe, vous aurez à classer vos documents en tenant compte du type de document comme les courriers, les frais, les achats, les personnels, les papiers administratifs, etc. À cet effet, il vous sera beaucoup plus facile de retrouver directement les documents sur le même sujet, rassemblés dans un endroit commun sans devoir ouvrir tous les dossiers et perdre ainsi toute votre journée à rechercher un document.

Le second axe consiste à ne conserver sur votre bureau, que les documents dont les affaires sont toujours en cour. Mais, faites attention à ce que le document en question ne se retrouve pas dans les affaires sans terme défini.

De même, vous pouvez opter pour une pochette fine, car elle vous permettre d’avoir une consultation et un traitement efficace et ainsi vous n’aurez pas besoin d’archive. Le plus important, c’est de pouvoir accéder aux informations dont vous aurez besoin, de la façon la plus rapide.

Le troisième axe est de définir l’élément à utiliser, pour mieux classer ces documents. En effet, vous pouvez opter pour les classeurs à anneaux surtout pour celui à grand thème où vous pouvez installer un  intercalaire  ou plusieurs, qui vous permettront de classer au mieux vos papiers. Aussi, vous pouvez opter pour les pochettes, afin de séparer les différents thèmes, les chemises dossiers de différentes couleurs pour identifier les sujets. Vous pouvez également opter pour les chemises à soufflet ou des boîtes à intercalaires, si vous avez des documents volumineux.

Que faire alors, lorsqu’on dispose d’un grand nombre de documents ?

Lorsque vous faites face à une panoplie de documents, vous pouvez opter pour un meuble de rangement . C’est un meuble à plusieurs tiroirs, dotés de dossiers suspendus très pratiques, afin de pouvoir gérer facilement chacun de vos documents. Certes, il représente un véritable investissement au départ, mais il vous offre un véritable confort d’utilisation au quotidien. Aussi, il est l’un des meilleurs classements de dossiers.

Vous pouvez également opter pour les boîtes de classement et d’archivages et plus précisément des boîtes avec dossiers suspendus, lorsque vous êtes à la fin d’une année et que vous entamez une autre. Surtout, n’oubliez pas d’ajouter une étiquette avec l’année, pour vous retrouver en cas de besoin.

En bref, retenez que le tri des documents, c’est de pouvoir accéder à l’information pertinente quand besoin se fait sentir.