La préparation d’un entretien annuel entreprise, même s’il est important, n’est pas obligatoire, et toutes les entreprises ne le font pas, ou alors, pas de façon systématique. Cette préparation a des traits en communs avec l’entretien d’admission en grandes écoles.

Entretien d’admission et entretien annuel

Lorsque l’on souhaite poursuivre ses études dans une grande école, l’entretien d’admission est souvent un moment par lequel il faut passer obligatoirement. Cela est peut-être dû au fait que la sélection pour intégrer une grande école est rude et les écoles ne prennent pas beaucoup de candidats. Même si la plupart des grandes écoles perpétuent l’habitude de faire passer des épreuves écrites aux candidats, de plus en plus, la tendance est plus aux entretiens d’admission.

La préparation d’un entretien aux grandes écoles peut se comparer à un entretien annuel en entreprise qu’il faut préparer. En effet, la tenue d’un entretien annuel d’évaluation est une bonne occasion pour réaliser un bilan complet avec les collaborateurs. De cette discussion, un bilan des compétences professionnelles est établi, ainsi que les objectifs de l’année suivante. L’entretien annuel permet de faire le point sur ce qu’il faut améliorer par rapport à l’année précédente.

La préparation de l’entretien annuel

Lorsque la préparation de l’entretien annuel a lieu, c’est l’occasion pour le collaborateur et le manager, de s’exprimer sur des questions importantes ou sur des revendications. Voici quelques idées pour bien préparer cet entretien :

• La planification de la réunion : bien avant l’entretien, il faut déjà que le collaborateur soit sur la tenue de cette évaluation, pour qu’il se prépare aussi pour la réunion. Il doit être au courant des méthodes d’évaluation professionnelles qui sont appliquées par la société, et des données qui ont été collectées.
• Le collaborateur doit être impliqué : il faut savoir qu’il y a plusieurs méthodes d’évaluation, et qu’elles varient d’une entreprise à une autre. En temps normal, l’employé est invité à remplir une auto-évaluation qui comporte des critères qualitatifs ou de comportements, selon les aptitudes qui seront évaluées. Il est vital que ces critères aient un lien direct et pertinent vis-à-vis des aptitudes qui vont être évaluées. Les critères d’auto-évaluation doivent être progressifs, et permettre aux employés de cibler les atouts et les points qui nécessitent des améliorations de la part du collaborateur.
• La préparation de l’entretien : elle incombe au manager, qui doit être bien préparé avant que l’évaluation ait lieu. Le manager doit aussi avoir en sa possession, des évaluations pertinentes effectuées pendant l’année terminée, en plus des avis récents. Le bien-être des employés peut être abordé, mais, pas la vie privée du collaborateur.
• La maîtrise l’entretien d’évaluation : pour ce faire, l’entretien doit pouvoir inclure des objectifs tels que : la réalisation du bilan de l’an passé, l’évaluation des compétences du collaborateur, la définition des objectifs pertinents pour l’année à venir, etc. Au cas où c’est le dirigeant qui mène la discussion, il doit penser à laisser la parole à son collaborateur, afin qu’il ait la possibilité de donner son avis sur certains axes qui devraient, peut-être, être améliorés. Il pourrait aussi s’exprimer sur les éventuelles revendications. Les requêtes et les demandes du collaborateur et des employés doivent être écoutées, qu’il s’agisse de prime, de hausse du salaire brut, d’amélioration des conditions de travail et de bien-être, etc. le tout dans un esprit constructif.
• La formalisation et la signature du compte rendu : cela n’est pas obligatoire, mais il est courant d’effectuer un compte rendu écrit de la réunion d’évaluation. Le document produit est normalement signé aussi bien par le manager que par le collaborateur, à la fin de la rencontre. Toutefois, le collaborateur n’est pas obligé de signer le compte rendu, il lui suffit d’attester le contenu. Il ne peut donc pas être sanctionné pour absence de signature du document.
• Le maintien à jour du dossier RH : la procédure d’évaluation annuelle doit être intégrée dans le dossier des ressources humaines de l’entreprise. Le dirigeant peut ainsi se faire une idée des éléments de motivation de tout le personnel. Tout cela ne peut que contribuer à la bonne marche de la structure.